はじめに
口座振替機能は、収納代行業者等を利用し口座振替にて保護者から料金を回収する法人様向けの機能です。
- 収納代行業者とは？
- 収納代行とは、集金を代行するサービスのことです。運営支援上では、利用料を保護者の金融機関口座から引き落とし、事業所の金融機関口座に入金するサービスを担う業者のことを指します。
登録準備と注意点
ー必要なもの
- 収納代行業者と利用者が契約した「預金口座振替依頼書」の控え、または「自動払込申込書」の控え
- 事業所を運営する法人の口座情報
ー注意点
- 法人の口座で設定できるのは1つです。2つ以上の口座をご利用の場合は弊社システムでの口座振替設定を行うことはできないのでご注意ください。
- また、使用できるデータも全銀形式データのみとなります。全銀データ以外を利用する収納代行業者をご利用の場合、弊社システムで口座振替設定を行うことはできません。
保護者の金融機関情報を登録する
引き落としをかける、保護者がご利用の金融機関の設定です。
- 【台帳】＞【保護者】を クリックします。
- 一覧で、保護者名をクリックします。
- 請求先情報」タブを選択し、支払い方法で 「口座振替」を選択します。
-
金融機関情報に口座情報を入力し、「保存する」ボタンをクリックします。
法人の金融機関情報を登録する
振込がされる、事業所様がご利用の金融機関の設定です。
- 【請求】＞【口座振替】をクリックします。
- 「金融機関情報」タブをクリックし、「編集する」ボタンをクリックします。
-
法人の金融機関情報を入力し、「保存する」ボタンをクリックします。
⑴委託者番号：収納代行業者に提出済みの「預⾦⼝座振替依頼書」の控え、
または「⾃動払込利⽤申込書」の控えをご確認ください。
ご不明の場合は収納代行業者にお問い合わせください。
委託者名称：事業所の運営法人名を入力します。
⑵事業所を運営する法人の金融機関情報を入力します。
収納代行業者によっては、委託者番号が設定されていない場合がございます。
その際は収納代行業者に確認のうえ、10桁のダミーの数字（1111111111など）を入力してください。
収納代行業者にデータを送る
全銀データを使ってやり取りを行います。
- 全銀データとは？
- 日本全国銀行協会が策定した標準化された電子データ形式です。
- 【請求】＞【口座振替】をクリックします。
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口振請求一覧に、全事業所の請求が表示されていることと請求金額を確認し「全銀形式でエクスポート」ボタンをクリックします。
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引落し日を設定し、「全銀ファイルエクスポート」ボタンをクリックします。
エクスポートを行うと、【請求】＞【利用料請求】で支払方法が口座振替になっている保護者の支払期日は、設定した引き落とし日に一括で登録されます。
※複数事業所ご契約の場合は、すべての事業所の口座振替の引き落とし日が同じ日付で一括登録されます。
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エクスポートしたファイルをデスクトップ等に保存します。このファイルを別途ご契約の
収納代行業者のシステムにアップロードしてください。
アップロード方法に関しては収納代行業者にお問い合わせください。
- エクスポートをしロック状態になっていると様式確定の取り消しができません。
振替結果ファイルを取り込む
- 【請求】＞【口座振替】をクリックします。
- 該当請求月で「入金インポート」ボタンをクリックします。
- 収納代行業者から受け取った振替結果ファイルを選択し「インポートする」ボタンをクリックします。
-
インポートが成功すると、保護者の入金状態が更新されます。
“未入金：失敗”となった場合はエラー内容を確認してください。
詳しくはこちらもご参照願います。運営支援マニュアル 12-5 口座振替をする